Cara Membuat Faktur Pajak dengan Impor XML di Coretax

Mulai 1 Januari 2025, semua layanan administrasi perpajakan sudah terpusat pada sistem Coretax. Berbagai layanan perpajakan seperti pendaftaran NPWP, pendaftaran objek PBB, pembuatan e-bupot, dan layanan lainnya dapat dilakukan di sistem Coretax, tidak terkecuali pembuatan faktur pajak oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP). 

Faktur pajak dapat dibuat dengan dua cara, yaitu secara manual (key-in) dan mekanisme impor data dengan format Extensible Markup Language (XML). Pembuatan faktur pajak dengan mekanisme impor data XML dapat memudahkan PKP dalam membuat faktur pajak dalam jumlah banyak. Artikel ini akan membahas mengenai cara pembuatan faktur pajak dengan mekanisme impor data XML.

Membuat Faktur Pajak dengan Skema Impor di Coretax

Untuk dapat membuat file impor faktur pajak, PKP dapat mengunduh template dalam bentuk file Excel yang nantinya akan dikonversi menjadi file XML dengan aplikasi converter. Template Excel serta aplikasi Converter Excel ke XML dapat diunduh pada laman: https://www.pajak.go.id/id/reformdjp/coretax/template-xml-dan-converter-excel-ke-xml. Tiga tahap yang perlu dilakukan yaitu:

1. mengisi template impor faktur pajak pada file Excel;
2. mengkonversi file Excel menjadi file XML dengan aplikasi converter; dan
3. mengimpor file XML ke Coretax.

Mengisi Template Impor Faktur Pajak

1. Buka folder yang telah diunduh melalui laman DJP, kemudian pilih folder “TemplateExcel”, kemudian pilih file “Sample Faktur PK Template v.1.3”.
   
2. Setelah file terbuka, buka sheet “Faktur” dan isi detail yang diperlukan dalam sheet tersebut, mulai dari NPWP Penjual, baris, tanggal faktur, hingga ID TKU pembeli. Untuk panduan pengisian, terdapat di sheet “Keterangan” dan juga di masing-masing kolom pengisian. Keterangan kode transaksi dan keterangan tambahan dapat dilihat pada sheet “REF”.
   
3. Selanjutnya buka sheet “DetailFaktur” dan isi detail yang diperlukan, mulai dari baris, kode barang/jasa, nama barang/jasa, hingga PPnBM. Untuk panduan pengisian, terdapat di sheet “Keterangan” dan juga di masing-masing kolom pengisian. Keterangan seperti nama satuan ukur dapat dilihat pada sheet “REF”.
   
4. Pengisian kolom Baris pada sheet DetailFaktur adalah sebagai berikut:
   • Pada baris ke-1 sheet “faktur”, terdapat 3 rincian detail barang. Maka pada sheet “DetailFaktur” untuk row ke-1, ke-2, dan ke-3, diisi dengan detail rincian barang yang dijual/diserahkan untuk transaksi baris ke-1 di sheet “faktur”.
   • Pada baris ke-2 sheet “faktur”, terdapat 3 rincian detail barang. Maka pada sheet “DetailFaktur” untuk row ke-4, ke-5, dan ke-6, diisi dengan detail rincian barang yang dijual/diserahkan untuk transaksi baris ke-2 di sheet “faktur”.
   • Pada baris ke-3 sheet “faktur”, terdapat 2 rincian detail barang. Maka pada sheet “DetailFaktur” untuk row ke-7, dan ke-8, diisi dengan detail rincian barang yang dijual/diserahkan untuk transaksi baris ke-3 di sheet “faktur”.
5. Kolom Kode Barang/Jasa tidak wajib untuk diisi. Namun, jika diisi pastikan mengikuti kode yang disiapkan dalam sistem Coretax (dapat diunduh pada menu Faktur Pajak Keluaran). Jika mengalami kebingungan terkait pengisian kode tersebut, silakan isi dengan 000000.
6. Kolom KodeTarif PPnBM diisi dengan tarif PPnBM yang berlaku. Jika tidak ada PPnBM, silahkan dikosongkan. Begitupun dengan kolom PPnBM, jika tidak ada PPnBM dapat dikosongkan.
7. Setelah data pada file telah terisi, simpan file tersebut dengan cara "Save As" dan dapat di-rename sesuai dengan kebutuhan. File ini nantinya akan dikonversi menjadi format XML dengan aplikasi yang telah disediakan.

Konversi File Excel ke File XML

1. Buka folder “Converter E-Faktur”, pilih file “Converter.Efaktur.Coretax”
2. Jika Windows Defender aktif, akan ada notifikasi seperti di bawah ini. Ketika muncul, klik “More info”, lalu pilih “Run Anyway” untuk menjalankan aplikasi.
   
   
3. Ketika sudah terbuka, pilih “Browse” dan pilih file excel untuk impor faktur pajak yang sebelumnya sudah diisi dan disimpan. Kemudian pada kolom “Pilih Jenis XML” pilih opsi “Faktur Pajak Keluaran”. Setelah itu klik “Simpan”. Jika berhasil akan muncul notifikasi “XML berhasil disimpan”, lalu klik “OK”.
   
   
4. File hasil konversi XML akan tersimpan di folder Converter Faktur. Nama file hasil konversi akan sama dengan file Excel yang dikonversi. 

Impor File XML di Coretax

Untuk mengimpor faktur pajak keluaran dengan format XML, buka laman https://coretaxdjp.pajak.go.id/, kemudian lakukan impersonating ke PKP terkait (jika bertindak sebagai wakil atau diberi kuasa). Lalu buka menu “e-Faktur”, pilih “Pajak Keluaran”, pilih “Impor Data”, pilih “Browse” , dan pilih file XML yang telah dibuat sebelumnya. Tunggu beberapa saat untuk sistem mengunggah faktur pajak. 

Jika berhasil terunggah, akan muncul notifikasi seperti di bawah ini. Setelah berhasil, klik “Kirim”.

Dalam hal ini, draft untuk faktur pajak keluaran sudah tersimpan. Atas draft tersebut dapat diterbitkan dengan melakukan upload faktur dan ditandatangani secara elektronik dengan sertifikat elektronik atau kode otorisasi.

Lakukan Otomatisasi Pengelolaan Faktur Pajak Lewat PajakExpress

Kehadiran Coretax diharapkan dapat memberikan kemudahan administrasi faktur pajak bagi para pengusaha. Namun demikian, bagi perusahaan yang juga menggunakan aplikasi internal, baik dalam bentuk ERP maupun aplikasi accounting lainnya, perusahaan masih harus melalui proses manual dalam pelaporan PPN. Data dari aplikasi internal perlu diubah ke format XML yang didukung sistem Coretax sebelum menerbitkan faktur dan melakukan pelaporan SPT Masa PPN. Tak hanya itu, sistem yang digunakan secara nasional berpotensi menambah proses upload faktur, khususnya untuk perusahaan yang menerbitkan ratusan ribu hingga jutaan faktur pajak per bulan.

Untuk itu, PajakExpress by Ortax hadir memberikan solusi bagi Anda untuk membantu pengelolaan faktur pajak menjadi lebih mudah. Sebagai mitra resmi DJP, PajakExpress memiliki fitur API Integration untuk melakukan otomatisasi dan integrasi data dari aplikasi internal. Anda dapat melakukan pembuatan faktur pajak, pelaporan SPT Masa PPN, serta pengiriman faktur pajak tanpa harus melalui proses manual, sehingga terhindar dari risiko human error. Pajak Express juga telah digunakan berbagai perusahaan dan terbukti mampu mengelola ratusan ribu data faktur pajak dalam waktu yang cepat.

Lihat fitur lengkap PajakExpress di sini atau hubungi tim kami untuk informasi lengkap mengenai PajakExpress